Escrever um e-mail pode ser uma atividade de rotina para a maioria de nós, mas isso não significa que todos estamos fazendo certo. Isso ocorre porque muitas pessoas não percebem que a etiqueta do e-mail tem suas próprias regras não escritas que não são nada como escrever uma carta ou escrever uma mensagem de texto. Numa época em que a comunicação online está se tornando a nova norma, saber escrever bem um e-mail é crucial para enviar mensagens e manter contato com os colegas.
Ao enviar um e-mail para uma autoridade ou colega, a última coisa que você deseja é parecer rude ou irritante. Infelizmente, alguns dos hábitos de escrita que são bons em cartas ou textos não são tão bem recebidos por e-mail e podem até ser traduzidos como rudes. Role para baixo para saber quais são esses hábitos nocivos e como se comunicar de forma mais eficaz.
Embora a maioria das pessoas associe mensagens de texto com acrônimos de gíria, também é verdade que estamos nos tornando mais tolerantes com erros ortográficos e gramaticais quando enviamos mensagens de texto. Isso faz muito sentido, já que a velocidade de sua resposta e a mensagem geral são mais importantes ao reagir a um vídeo de gato fofo do que gramática e pontuação.
Dito isto, a mesma regra NÃO se aplica a e-mails. Afinal, você geralmente tem tempo para elaborar e editar seu pensamento sem a pressão de tempo de escrever um e-mail. Portanto, espera-se que você verifique sua ortografia, gramática e pontuação. “Se aparecerem erros ortográficos e gramaticais na sua comunicação, a outra pessoa pode ter a impressão de que você está com pressa, sem prestar atenção aos detalhes ou com uma atitude descuidada”, aconselha Patrícia Rossi, autora de “Etiqueta do dia-a-dia”.
É importante revisar todos os e-mails que você escreve, prestando muita atenção aos detalhes cruciais, especialmente o nome do destinatário, para evitar parecer rude ou sem consideração.
A vida era mais calma antigamente. Antes que a comunicação online se tornasse uma realidade, você recebia cartas pelo correio em papel, e essas cartas levavam dias para chegar em sua casa. Tantas pessoas conseguiram adiar a resposta a uma carta que receberam por um ou dois dias. No mundo moderno, demorar vários dias para responder a um e-mail é considerado um erro grave.
Afinal, seu smartphone está sempre no seu bolso, então geralmente espera-se que você responda a um e-mail em um dia. De fato, muitos provedores de e-mail, como o Gmail, fornecem o serviço de acompanhamento de um e-mail que não recebe resposta há um ou dois dias, provando que a regra está arraigada na cultura de comunicação moderna.
O recurso "responder a todos" é muito útil se você quiser que várias pessoas que também receberam o mesmo e-mail participem de uma conversa. Se você tem algo importante a dizer, compartilhe seus pensamentos com outras pessoas, mas muitas pessoas tendem a abusar desse recurso, inundando a conversa com correções desnecessárias, detalhes ou até mesmo conversa fiada.
Antes de clicar no botão "responder a todos", considere se todos na conversa precisam saber o que você está escrevendo, especialmente em um ambiente profissional. Afinal, você sempre pode resolver uma disputa ou pergunta incômoda por meio de um e-mail separado ou até mesmo de um telefonema.
Acredite ou não, os emojis são uma grande parte da comunicação online. Algumas pessoas podem zombar dos emojis, mas em certos casos, eles podem realmente economizar muito tempo e ajustar o tom de uma conversa escrita de sério para alegre, ou de sarcástico para sincero. Portanto, você pode usar emojis para evitar mal-entendidos e economizar um tempo precioso para você e o destinatário.
Ainda assim, há hora e lugar para emojis e, na maioria dos casos, um e-mail oficial ou profissional não se beneficiará com o uso excessivo de emojis. “Às vezes, as pessoas sentem a necessidade de adicionar emoji para esclarecer o tom com que disseram algo e evitar mal-entendidos, especialmente quando algo pretende ser uma piada, sarcástico ou irônico, mas é melhor verificar novamente o que você quer dizer para que o emoji não seja necessário em primeiro lugar”, diz Nick Leighton, um especialista em etiqueta.
Mais uma vez, não se apresse e ajuste seu tom e a maneira como você escolhe escrever um e-mail. Caso contrário, seus colegas e outros destinatários podem não levá-lo a sério.
Ao contrário das cartas, que tendem a ser carregadas de formalidades e detalhes, as trocas de e-mail precisam ser precisas e concisas. Pelo menos, essa é a atitude cortês e conscienciosa a se fazer em um ambiente profissional ou em qualquer outro ambiente formal. Como observou Leighton, “Suas comunicações devem ser sempre respeitosas, claras, objetivas e concisas”.
Mas mesmo as tarefas mais mundanas que são resolvidas por e-mail, como pedir um reembolso a uma empresa, por exemplo, devem ser deixadas sem longas explicações. Basta fornecer os detalhes do seu pedido, por que seu caso garante um reembolso e agradecer ao destinatário por seu tempo. Desta forma, você está mostrando respeito pelo tempo do destinatário e garantirá uma resposta mais pronta e positiva.
O melhor lugar e ocasião para exercitar suas habilidades de escrita, expressar seus sentimentos e descrever eventos em detalhes são e-mails privados, como aqueles que você envia para seus amigos ou familiares.
